Uproduktive møter sies å være det største hinderet mot effektivt samarbeid. Egen erfaring fra flere titalls team bekrefter dessverre at det er regelen, ikke unntaket.
Sannsynligvis kjenner du deg igjen.
En av årsakene til at møter trekkes frem som et forstyrrende hatobjekt, beror etter min erfaring på manglende forståelse for hvordan de ulike rollene i og utenfor teamet gjør jobben og skaper verdier. Men det betyr ikke at det er umulig å endre på.
Her kommer noen innspill til deg som hater møter.
To forskjellige kalendere
Litt forenklet kan vi skille mellom to ulike måter å arbeide på, basert på kalenderen: lederkalender og utviklerkalender.
Lederkalenderen er typisk smekkfull av møter:
Ledere skaper verdier gjennom koordinering, sparring, forankring, beslutninger, fasilitering, coaching og så videre. Dagen er stykket opp i mange éntimes-bolker. Lederne kan sette av flere timer til én oppgave, men som regel er det ny aktivitet hver time. Verdiene skapes i hovedsak ansikt-til-ansikt, og møter er et effektivt format for dette formålet.
Er du derimot en utvikler som «skaper noe», er dagen som oftest nesten blottet for møter. Da har du en utviklerkalender:
Arbeidet krever langvarig, uforstyrret konsentrasjon. Det tar tid å komme i den produktive «flytsonen». Dagen er typisk delt i to lange arbeidsøkter for å få tid til å fordype seg i komplekse problemer og få jobben gjort.
«Bare tanken på 30 minutters statusoppdatering ødelegger formiddagen min», sa en utvikler forleden dag. Avbrytelser i seg selv, og enda verre uproduktive møter, koster mye mer enn bare tiden møtet tar.
Kalender-kollisjon
Moroa starter når leder- og utviklerkalenderne kombineres. Ledernes kalender har en tendens til å styre tidspunktet for møtene. Noe som uforvarende krøller til dagen for utviklerne og teamene.
«Det nytter ikke, har prøvd det før!» sa en leder som ble utfordret til å flytte på møtene sine.
«La oss prøve igjen, du sier jo teamet jobber sakte» sa jeg.
Så ble lederen og teamet enige om et godt målepunkt for produktivitet. For dette teamet var det tiden det tar å fullføre en oppgave, pull request cycle time. Så stokket vi om på møtene. Ikke færre møter, bare endret tidspunktene som sikret at utviklerne fikk langvarige perioder uten avbrytelser. Alt annet enn møtetidspunkter ble forsøkt holdt i ro.
Resultatet etter tre-fire uker? PR cycle time var redusert med tett på 80 prosent. Altså det som før tok en uke, tok nå en dag. Kommentarene om at utviklerne «bare kan kode fortere», stilnet også bort.
Finn balanse som fungerer
På ett og samme team finner vi normalt også både leder- og utviklerkalendere. Produktutvikling (programmering, design og så videre) gjøres normalt på utviklerkalenderen, mens produktutforsking ofte følger lederkalenderen (arbeidsmøter, samskape innsikt, forankring og så videre).
Som alt annet her i livet, handler det om å finne en balanse som fungerer.
Her er noen tips som har fungert i praksis for meg. Kanskje de fungerer for deg også?
- Prioriter verdiskapningen: De som trenger fokus for å gjøre jobben er naturlig mindre fleksible. Ledere som er vant til flere møter om dagen, påvirkes mindre av møteflytting.
- Bli enige om hvorfor dere møtes: For meg er møter til for å enten beslutte, lære, gjøre eller knytte sosiale bånd. Ideelt sett en kombinasjon. Bli enige om hvorfor dere trenger å møtes. (Det at det står i scrum-guiden, er ikke gyldig grunn.)
- En tommelfingerregel: For teammedlemmer som jobber på begge kalenderne (typisk produktleder, tech lead, designer og så videre): Del noen dager i to. Fire timer uforstyrret arbeid. Lunsj. Deretter tre timer med møter.
- Bruk «naturlige» pauser: Lunsj er et naturlig avbrekk for de fleste. Legg f.eks. stand-up i tilknytning til lunsjen, gjerne rett etter. Slå gjerne også sammen møter; gjennomføre retro rett etter demo funker ofte bra.
- 2-til-1-regelen: Ett team jeg jobbet med praktiserte 2-til-1-regelen. Forberedelser til møter skulle være dobbelt så lange som møtetiden. Dersom du kalte teamet inn til 1-times møte, var det forventet å bruke to timer på forberedelser. Dette sikret effektive møter!
- Asynkrone forberedelser: Kommuniser mål med møtet og forventet forberedelser i god tid før møtet, slik at deltakerne asynkront kan forberede seg når det passer dem.
Start med deg selv
Tverrfaglig samarbeid er mer enn bare møter, men det krever også at folk møtes. Av og til mer enn vi skulle ønske. Og noen møter er ikke til å unngå.
Målet er å finne en god balanse mellom teamets ulike behov og teammedlemmenes arbeidsoppgaver.
Er du en leder som stadig tenker «Verdiskapingen går for sakte»? Start med deg selv. Spør teamet hvordan deres dag best kan se ut. Og tilpasse deg deretter.
Det jo tross alt teamene som står for verdiskaping.
(Dette er basert på min personlige erfaring. Jeg setter pris på andres erfaringer, ideer og innspill!)