Hvis du ikke er så uheldig å jobbe et sted som tror at Microsoft Teams egner seg som et samhandlingsverktøy, så bruker du nok Slack til å chatte med kollegaene dine.
For mange IT-folk er denne typen tekstbasert chatting noe man har drevet med i årevis, men for veldig mange er det et ganske nytt farvann. Da kan det være greit å ha litt kontroll på ting man burde, og kanskje ikke burde, gjøre på Slack.
Målet med et samhandlingsverktøy er å skape mest mulig effektive samtaler. Det er også grunnlaget for de rådene jeg kommer med her. Det kan hende at noe av dette virker rart eller uvant, men det er viktig å huske at å snakke sammen med tekst er en annen måte å snakke enn ansikt til ansikt.
Det krever også egne normer og litt andre fremgangsmåter.
#1: Opprett kanaler
Den viktigste funksjonaliteten i Slack er de ulike kanalene. Målet er at en kanal skal være spesifikk til et tema, og dermed holde på all informasjon som er relevant.
Ikke tenk at hvert team trenger én kanal, og det er alt. Lag heller kanaler der man kan diskutere sikkerhet, den nyeste funksjonen som det jobbes på, eller en kanal for deling av morsomme bilder av hunder. Kanaler koster ikke penger, så ikke oppfør deg som det.
Når en kanal har gjort nytten sin, så kan den arkiveres. Det gjør at ingen kan sende nye meldinger der, men informasjonen er fortsatt tilgjengelig og søkbar. Du kan til og med angre deg, så det er helt ufarlig.
Og om det skulle være noen tvil: Alle i organisasjonen må ha lov til å opprette kanaler. På samme måte som ingen bedrifter har et tankepoliti som går rundt og bestemmer hva de ansatte kan snakke om i møter, i kantina eller ved kaffemaskinen, så skal ikke IT-avdelingen eller noen andre bestemme om det er greit å lage en kanal for å diskutere smidig produktutvikling.
Sjekka ikke epost på 3 uker: - Så bra tjener du ikke
#2: Foretrekk åpne kanaler
Generelt så burde kanaler være åpne, sånn at alle kan velge å bli med i en kanal om de mener at den er relevant. Det er en helt sentral del av det som gjør Slack til et effektivt verktøy for så mange organisasjoner.
Selv om jeg ikke er designer, så kan det hende jeg ser noe i designkanalen som er spennende for meg, eller hvor jeg kan komme med et innspill fra et utviklerperspektiv. Disse tingene går man glipp av hvis man lukker ned kanalene.
Det gjør også at man bør oppfordre folk til å snakke mest mulig i åpne kanaler og ikke på direktemelding. Hvis produktledere skal diskutere hvordan man kan integrere to tjenester, så bør det skje åpent sånn at resten av teamet også kan bidra, og i det minste kan se hva bakgrunnen for avgjørelsen var.
Men husk også at åpne kanaler er søkbare for alle, ikke bare de som er med i den. Så om det som diskuteres i en kanal faktisk er sensitivt, så må den settes som privat.
«Tenk på en tråd som en konkret samtale.»
#3: Bruk tråder
Alle meldinger kan besvares i en tråd. Det er en enkel måte å organisere prat rundt noe konkret.
Tenk på en tråd som en konkret samtale. Alle i rommet (kanalen) som vil være med i samtalen kommer inn i tråden for å snakke om akkurat dette. Om man vil prate om noe annet, eller man ser man trenger å skille ut en diskusjon, så kan man skrive en ny melding i kanalen, og fortsette den diskusjonen i en egen tråd.
Fordelen med dette er at de som følger kanalen enkelt får oversikt over hvilke teamer som diskuteres ved å lese igjennom kanalen, men slipper å lese igjennom konkrete diskusjoner som ikke er relevante.
Blir nervøs av smilefjes: - Slutt å blunke!
#4: Ikke @ folk uten grunn
På Slack kan du nevne folk ved å skrive @ fulgt av brukernavnet deres. Det er en kjekk funksjon fordi den varsler den personen om at du har nevnt dem. Men – ikke gjør det hvis du ikke har en god grunn til det, og tenk over hvilken kanal du er i.
Hvis dere f.eks. har prosjektspesifikke kanaler hvor bare de som jobber i et prosjekt er med, så trenger du ikke @ folkene i kanalen for at de skal få med seg at det skjer noe der. Du kan regne med at de følger godt med. På den andre siden, i en stor kanal som folk kanskje ikke er innom så ofte kan det være lurt å gi folk en @ om det du skriver haster, eller trenger ekstra oppmerksomhet.
Generelt er det sett på som unødvendig å @ folk i en tråd de allerede deltar i. Man får som standard varsler om nye meldinger i tråder man er del i, så dette kan bli oppfattet som masete og utålmodig.
#5: Forstå @channel og @here før du bruker dem
Hvis du virkelig trenger oppmerksomhet, så kan du bruke to kommandoer for å sende varsel til alle i en kanal:
- @channel sender varsel til alle uavhengig av om de er online eller ikke
- @here er hakket snillere, og bare varsler de som for øyeblikket er aktive
Dette bør du begrense til ting som krever alle sin umiddelbare oppmerksomhet. Hvis du poster en ukesoppdatering i general som du ønsker at alle skal få med seg på et tidspunkt så skal du holde deg langt unna @channel.
Her må folk få avgjøre selv når det passer å lese meldingen. Beskjed om at det har skjedd en feil i produksjon, og at alle må sjekke hvilken påvirkning det har på de delene av systemet de har ansvar for derimot, er et bra tidspunkt å fyre løs med varsler til alle!
«Det er noe som ville gitt mening i virkeligheten om du går bort til pulten til noen.»
#6: Ikke si “Hei”
Når du skal sende en direktemelding til noen, ikke start med å sende en melding som bare sier “Hei”, eller “Hei, kan jeg spørre deg om noe?”
Det er noe som ville gitt mening i virkeligheten om du går bort til pulten til noen. Men — dette er ikke kontoret, dette er noe annet! Når noen får meldingen din med “Hei”, så blir de stående i et dilemma: Skal de vente på at du nå skriver hele resten av meldingen din, og dermed kaste bort en del tid, eller skal de forsøke å gå tilbake til det arbeidet, med vissheten om at en ny melding kommer hvert sekund?
Det er selvsagt lov å si hei, men gjør det i den samme meldingen som det du faktisk skal snakke med personen om. Dette har blitt et utbredt nok problem til at siden nohello.net har oppstått.
Tre tips til deg som vil snakke til Kyrre: 'No Hello', 'Don’t ask to ask' og 'The XY Problem'
#7: Ta ansvar for dine egne varslingsinnstillinger
Husk på at du kan stille inn hva som skal varsle deg, og hvordan.
Du kan ikke være sur på en kollega for at de poster i en kanal og det gir deg pushvarsler, når du har selv har satt det opp sånn. Du kan justere varsler pr kanal, og du kan bestemme om du ønsker varsler kun i gitte perioder av dagen.
Slack har også en “ikke forstyr”-funksjon som du kan aktivere om du trenger litt tid uten varsler.
#8: Bruk emojireaksjoner
Å skrive en tekst på Slack, spesielt i en stor kanal, kan føles litt ut som å rope ut i et stort tomrom. Er det noen som har lest det jeg skrev? Hva syntes de? Var det verdt tiden min å gjøre dette?
Det gir ikke mening for alle å skrive “Bra” som en kommentar i en tråd, det hadde blitt veldig rotete. Men det alle kan gjøre er å legge igjen en emojireaksjon. Å reagere med en 🙌 eller 🤩 gir et enkelt men tydelig signal på at du satte pris på det som ble skrevet og innsatsen som er lagt ned i det.
Når man får en kultur for å belønne folk sin deling med positive reaksjoner får man også flere som deler mer. Det er kanskje et av de tiltakene for å skape en delingskultur som er aller enklest å innføre, og som gir overraskende stor effekt!
#9: Snakk om hvordan dere bruker Slack
Som med alt annet i livet, så er en av de viktigste tingene man kan gjøre for å få ting til å fungere godt å snakke sammen.
Diskuter med kollegaene dine om dere bruker Slack på en god måte. Si ifra når noen gjør ting på en måte som fungerer dårlig for deg, og vær åpen for at det å samhandle skriftlig på en tekstbasert plattform er noe annet enn å snakke med folk ansikt til ansikt.
