Etter å ha gjennomført over 80 post mortemer siden 2017 sitter SpareBank 1 Utvikling igjen med store mengder verdifull læring, og en trygg arena for å ta frem innsikt sammen etter feil og hendelser.
Under arbeidet med post mortem ble vi etterhvert også kjent med en beslektet metode - premortem. Formålet med premortem er å skape læring og forbedring uten at noe har gått galt.
En besnærende tanke, men hvordan er det egentlig mulig?
Hva er premortem?
I Harvard Business Review-artikkelen “Performing a Project Premortem” fra 2007 beskriver Gary Klein en metode for å øke muligheten for at prosjekter lykkes. Ved å gjennomføre premortem i starten av prosjektet, eller før viktige beslutninger skal tas, søkes forbedring mens det fortsatt gjenstår tid og rom for endring. En slik tilnærming fremstår langt mer attraktiv enn alternativet der post mortem utføres etter at prosjektet har gått galt.
VG: - Ikke noe poeng med gule lapper-workshops
I en premortem forflytter teamet seg mentalt frem i tid til et sted der prosjektet eller organisasjonen har mislykkes. Deretter ser man seg tilbake for å identifisere hva som kunne føre til at det gikk dårlig. Hovedoppgaven til teammedlemmene er å ta frem sannsynlige grunner til at man har feilet og reflektere over funnene.
Kort beskrevet inneholder premortem følgende:
- Teamlederen tar med seg teamet et år frem i tid og informerer om at prosjektet på dette tidspunktet har feilet spektakulært.
- Teammedlemmene ser seg tilbake og skriver hver for seg ned årsaker til at det gikk så galt.
- Resultatene deles med gruppen ved at et og et notat leses opp av forfatteren. Når den første årsaken er presentert leser nestemann opp en ny. Slik går runden videre i gruppen helt til alle punktene er dokumentert.
- Teamet reflekterer over innspillene mtp. hvordan man kan styrke sin plan.
Hvorfor er premortem en god ide?
Gary Klein viser til at effekten av “prospective hindsight” i premortem er betydelig høyere enn det tradisjonelle spørsmålet “Hva kan gå galt?” ved starten av et prosjekt.
«Research conducted in 1989 by Deborah J. Mitchell, of the Wharton School; Jay Russo, of Cornell; and Nancy Pennington, of the University of Colorado, found that prospective hindsight — imagining that an event has already occurred — increases the ability to correctly identify reasons for future outcomes by 30%.» Gary Klein
Videre peker Klein på at premortem kan bidra til å redusere effekten av overmot ved starten av prosjekter. Teknikken skaper også trygge rammer for å kunne løfte frem og diskutere problemer. Ved at metoden belønner vanskelige innspill, bygger man kultur for å prate om utfordringer.
Psykolog og nobelprisvinner i økonomi Daniel Kahneman omtaler premortem i sin anerkjente bok “Thinking, Fast and Slow”. Her er lenke til en kort video hvor Kahneman beskriver metodens positive effekter.
«What the premortem technique does, which I think is beautiful, is that it legitimizes dissent. Actually, it turns things around. It rewards people for being imaginative in finding flaws in the current plan.» Daniel Kahneman
Tid for eksperiment
På slutten av 2019 grep vi sjansen til å teste ut metoden ifbm. satsing på et nytt produktområde. Erfaringen fra første premortem var positiv, der teamets refleksjon skapte innsikt med betydelig verdi for deres videre arbeid. De positive erfaringene gav mersmak, og vi har nå prøvd ut premortem på følgende områder:
- Partneres bruk av SpareBank 1 sin finansplattform
- Rekruttering av utviklere
- Organisering av utviklingsteam med økt ansvar
- Covid-19 situasjonen (remote sesjon)
Slik koda NAV ny dagpenge-løsning på tre dager
Vår gjennomføring
I premortemene som er utført til nå har det vært gunstig med en eller to dedikerte personer til å fasilitere sesjonen. Psykologisk trygghet er et viktig premiss for arbeidet som skal finne sted. Tydelig fokus på “blaimfree” dialog med trygge rammer vil være sentralt for en vellykket gjennomføring.
Vi har derfor innledet hver premortem med en introduksjon av selve konseptet, inkludert viktigheten av å følge anbefalte retningslinjer. Ut over introduksjonen har det ikke vært behov for at teammedlemmene har forberedt seg særskilt til et premortem.
For oss har det viktigste forarbeidet vist seg å være konstruksjonen av caset som har feilet spektakulært. En sterk historie som fremføres med innlevelse og troverdighet er utgangspunktet for å skape engasjement i gruppen. Både kreativitet og fremføring har så langt vært imponerende.
Etter at teamet er tatt med frem i tid, og informert om at man har feilet stort, er det dags for å reflektere. I denne delen av premortem har teamet sett seg tilbake og notert hver for seg årsaker til at utfallet ble negativt. Resultatene er så blitt delt i gruppen ved at et og et notat presenteres av skribenten.
Årsaken henges deretter opp på veggen etter eventuelle spørsmål og kommentarer. Med første notat ferdig presentert leser nestemann opp en ny lapp. Runden blir avsluttet når alle årsakene er presentert og klistret på veggen.
Med gjennomgang av mulige feilkilder sluttført var neste steg å velge ut hva man skulle fokusere på med resterende tilgjengelige tid. Deltagerne grupperte da først sammenfallende punkter og stemte så frem årsakene som var mest interessante å drøfte dypere mtp. rotårsaker og mulige tiltak. Prioriteringen ble gjort vha.“dot-voting”.
- Det var ikke i forrige uke at jeg knakk produksjon. Det bare føles sånn
Når arbeidsmøtet er ferdig og deltagerne har mottatt velfortjent takk for bidrag og innsats gjenstår noe etterarbeid. Dette består i at innspillene oppsummeres og deles med teamet, samt deles med andre som kan ha nytte av resultatet. Noen punkter krever ytterligere refleksjon og analyse, mens andre allerede har resultert i konkrete tiltak.
Kan premortem bli for negativt?
Et punkt vi var nysgjerrige på var om det kan bli for mye negativt fokus i en premortem?
Daniel Kahneman trekker frem en bekymring han har registrert ifbm. at organisasjoner har et grunnleggende ønske om optimisme. Her fryktes handlingslammelse hvis man blir kjent med reell kostnad og risiko, som et resultat av at man kvier seg for initiativ som blir utfordrende.
Kahnemans svar til dette er at balansepunktet mellom realisme og optimisme er en reell diskusjon. Samtidig argumenterer han for at å kjenne til feilkilder uansett er nyttig.
Vi har så langt ikke opplevd utfordringer knyttet til at fokus på risikopunkter skaper negativ stemning eller frykt for handling. Inntrykket har tvert i mot vært at det skapes energi og et sterkt ønske om tiltak for å forbedre situasjonen.
Tilbakemeldinger fra deltagere
Et tydelig mønster i tilbakemeldingene etter våre premortemer er at det er positivt å jobbe med problemer før de oppstår. Deltagerne synes det er nyttig å være pro-aktive og reflektere over hva som er viktig.
«Lettbent og enkel gjennomføring skaper en positiv måte å diskutere mulige utfordringer på.»
I tillegg liker man selve formatet, der lettbent og enkel gjennomføring skaper en positiv måte å diskutere mulige utfordringer på. Samtidig lar strukturen gruppa fokusere på det de selv ønsker uten negativt press eller stress. Videre vurderes premortem som en lærerik øvelse der det kommer frem punkter man ikke har tenkt på før.
Kan vi risikere at historien som fremføres er for negativ? En av tilbakemeldingene fra deltagerne stilte spørsmålstegn ved om historien som ble fortalt i for stor grad var “worst case”. Dette spørsmålet er det verdt å reflektere over. Selv om våre case til nå ser ut til å ha truffet greit mtp. balanse på alvorlig konsekvens og realisme understreker punktet viktigheten av at materialet som presenteres er godt oppbygd og troverdig presentert.
Oppsummering
I SpareBank 1 Utvikling er post mortem en god følgesvenn for trygg læring når noe har gått galt. Det har vært lærerikt å teste ut en teknikk som søker å redusere behovet for bruk av post mortem.
Erfaringene så langt støtter hypotesen om at premortem kan være en bidragsyter til dette.
Gjennom refleksjon og innsikt mens det fortsatt er tid og mulighet for forbedring øker sannsynligheten for at det man jobber med blir vellykket.
- Bruk Slack når hodetelefoner er på!
5 ting hun lærte etter sine 100 første dager som produkteier.