Alle selskaper burde ha åpne verdier og håndbøker. Det gir et ærlig inntrykk av selskapet. Hva det tilbyr, hva det er og ikke minst hva det ikke er.
Å etterleve denne åpenheten gjør at mennesker, både innenfor og utenfor selskapet, kan ta bedre valg med all informasjon på bordet. Dette er åpenbart bedre for ansatte, og jeg mener det gjør selskap til et bedre selskap.
Fra tid til annen er dette ting jeg tenker over. Dette er en sånn tid. Der jeg har reflektert over hvordan det har vært å bruke åpen håndbok som sentral hub for kollektive verdier og avgjørelser tatt i fellesskap.
I denne posten går jeg igjennom det jeg syns har vært viktig med strategien vår, hvordan den har fungert og hvorfor jeg mener alle selskap burde gjøre det samme.
Hva håndbok er for oss
Da vi begynte å tenke ut Variant, for snart to år siden, var det noen grunnverdier vi mente skulle stå sterkt. Mange av disse verdiene kom som et resultat av erfaringer fra andre steder, inspirasjon fra andre, og ikke minst fra oss som personer og hva vi trodde på.
Medmenneskelighet og raushet med hverandre er viktig, samtidig har vi også stor tro på fellesskap. Dette var noe vi tok med oss da vi tenkte på hvordan vi skulle kommunisere med hverandre og med omverdenen. Det var klart fra starten av at vi skulle ha åpne håndbøker (Ja, i flertall. Kommer mer til det senere).
De fleste selskaper har en personalhåndbok. Et sted hvor ansatte finner goder de har rett på, interne rutiner og et sted å slå opp for å gjøre nok et forsøk på å skjønne hvordan feriepenger fungerer.
«Må dette være skjult fra offentligheten? Svaret i de fleste tilfeller er nei.»
Noe av det første vi ble enig om i Variant var alltid å stille det ene spørsmålet om alt vi lagde: Må dette være skjult fra offentligheten? Svaret i de fleste tilfeller er nei.
Noen selskaper i Norge opererte allerede med åpne håndbøker, f.eks Bakken & Bæck og Blank. Det var også en del gode eksempler utenfor Norges grenser som hadde det. Men vi tenkte det var noe å bygge på og dra enda lengre.
Det som startet som en tradisjonell håndbok der vi hadde oversikt over goder, litt praktisk info og betingelser, har nå endret seg til å bli et fundament for selskapsdrift. Vi dekker hvordan vi gjør ting, hvordan salg drives, hvordan vi skal gjøre rekruttering, hvordan kompetansebygging gjennomføres, hvordan vi onboarder nye mennesker, hvilke sosiale aktiviteter vi skal ha på plass, hvordan HMS håndteres osv. Det er derfor jeg omtaler det som håndbøker. Det er ikke en personalhåndbok. Det er en samling av praksiser, avgjørelser og rettigheter. Det er som leksikonene du kjøpte fra dørselgeren til å stå i reolen din. Bare at det er kontinuerlig oppdatert. Og åpent.
Vi har på et vis to grunnkonsepter for avgjørelser i selskapsdriften: Operativt, som er daglig drift og små avgjørelser. Og håndboken, som ofte er utfallet av det operative. Har vi kommet fram til noe i det operative som skal være varig kunnskap? Rett inn i håndboken! Det er et levende dokument. Så levende at det er endringer hver måned, og har hatt over 200 commits fra 14 forskjellige bidragsytere.
Lukke lønnsgapet? Åpen lønn hjelper...
Blank-sjefen slår et slag for full åpenhet rundt lønn.
Ærlighet og ansvarliggjøring
Kanskje det viktigste med åpne håndbøker for meg er at de holder selskapet ærlig.
I det øyeblikket noe er skrevet ned, og er åpent for alle, må vi faktisk stå for det. Enten det, eller være villig til å endre på det.
Dette er et viktig moment som ikke kan undervurderes. Det å bli holdt ansvarlig for de avgjørelser som er tatt er viktig. Det er ikke enkelt, og det er ikke lite arbeid, men det gjør at det blir bedre. Bedre for ansatte og bedre for selskapet.
Vi må etterleve det vi sier, eller endre det vi sier. Åpne håndbøker håndhever dette.
Det er åpen-åpent
Det er forskjell på åpenhet. På samme måte som med Open Source handler det ikke bare om å gi fri tilsyn. Det er åpenhet for endring og andres input som er viktig. Også måten man jobber på.
På mest grunnleggende nivå betyr det at mennesker fra hvor som helst kan stille spørsmål til det som er skrevet ned, foreslå forbedringer til tekst og utforming. Vi har hatt flere tilfeller av dette via pull requests på Github. Dette er kult og utrolig tilfredsstillende, men det er bare en liten del av det.
«Vi har hatt flere tilfeller av dette via pull requests på Github.»
Like viktig er det at informasjonen kan spre seg og kan brukes til å gi folk veiledning til å ta valg i resten av bransjen. Vi har hørt om tilfeller der folk har tatt utgangspunkt i lønnskalkulatoren vår for å snakke om lønn med andre selskaper. På lang sikt kan dette bidra til å fjerne hemmelighold i lønn som taktikk for å utnytte ansatte.
Da vi valgte lisens for håndboken og dens informasjon vurderte vi mindre “permissive”-lisenser enn MIT som vi har i dag. Det hadde vært tiltalende å bruke GPL, eller lignende, for å utfordre andre som tar utgangspunkt i tekstene til å også gjøre dem open source.
På den andre siden, tenkte vi, det er kanskje viktigere at bransjen i sin helhet blir mer tydelig på hva den står for selv om det ikke er open source. Vi har hatt tilfeller i Trondheim der selskaper har tatt utgangspunkt i våre tekster for deres egen håndbok. Det synes vi er skikkelig kult! Dette gjør Trondheim til en bedre plass for arbeidstakere.
Håndbøker hjelper til med rekruttering
Vi har aldri brukt håndboken som en “gimmick” for å virke som en attraktiv arbeidsplass. I denne posten fokuserer jeg kanskje mye på de utenfor Variant, men det er for at denne posten har en annen målgruppe enn håndboka. Håndboka er først og fremst skrevet av og for ansatte. Det tror jeg er essensielt hvis det skal være et styringsverktøy som vi har. Det er konkret informasjon direkte til ansatte.
Vi hadde en liten mistanke om at håndboken kunne hjelpe til med rekruttering. Når vi har verdier som raushet er det en styrke å vise det frem til potensielle kolleger. Jeg vil si at den har gjort akkurat det vi har forventet. Den gjør at folk får nok informasjon til å gjøre en mer realistisk vurdering av hva vi er. Vi spiller med åpne kort og det gjør det enklere å ta kvalifiserte valg.
Disse tjener mest og minst i Norge
Devops-utviklere har fortsatt den høyeste lønna.
Vi har også definert hele rekrutteringsprosessen og avmystifisert hvordan intervjurundene foregår hos oss. Dette gjør at folk vet bedre hva de går til, slik at de kan forberede seg og vise seg fra sin beste side. Det er viktig for oss å bli kjent med søkere i en naturlig og uformell setting, og vi starter derfor prosessen med en «kaffeprat». Dette har hatt positive ringvirkninger også utenfor Variant, da vi har hørt om andre selskaper som nå bruker samme konsept.
Det som kom uventet, på meg i alle fall, er at vi på mange måter sparer oss for litt arbeid i rekruttering (bare for å ha det sagt: Marius, vår rekrutteringsansvarlig, jobber veldig hardt og det blir mye kaffe på ham). Ved å være åpne på hvem vi er gjør vi det enklere for søkeren å vite om vi er riktig arbeidsplass for dem.
Nå som vi har fått lønnskalkulatoren også, kan folk sitte hjemme og finne all informasjonen de trenger for å ta det som faktisk er et ganske stort valg for mange. Det er ikke sånn at folk må gjennom 10 timer med opplegg for å endelig få vite hva vi tilbyr. Vi skjuler ikke informasjon som en taktikk for å lure deg inn. Dette er veldig viktig for oss, og det burde være viktig for alle andre selskap.
Jeg er egentlig litt imponert over hvor synlig håndboken er blitt. I løpet av det siste året har jeg snakket med mange studenter og kollegaer i resten av bransjen. Omtrent samtlige jeg har snakket med (som kjenner til oss) har lest i håndboken og refererer til den med positivt fortegn. Det i seg selv er en suksess.
Noen utfordringer er det
Det er som sagt en ekstra terskel at vi må stå for det vi skriver eller være åpen for endring. Det gjør at det går med mer tid til det operative. Men det er egentlig en del av ønsket effekt. Det gir oss en styrke!
«Det er likevel ikke alt som har gått akkurat slik jeg hadde håpet.»
Det er likevel ikke alt som har gått akkurat slik jeg hadde håpet. Såpass ærlig må jeg være. Den mest åpenbare for meg er bredde i oppslutningen i organisasjon og felles eierskap. Vi er alle felles konsumenter av håndboken, og bruker den hyppig. Men vi har ikke fått etablert like godt eierskap som produsenter av innholdet. Det er stort sett ledergruppen og noen andre som engasjerer seg.
Det er vanskelig å si nøyaktig hva som er årsaken til det, men den er nok sammensatt. Jeg vil tro at mange tenker at det ikke er behov for involvering av alle, eller at «noen andre» tar seg av det, men mange har også følt at det har vært et teknisk hinder.
Vi gjennomførte en spørreundersøkelse der vi spurte om folk skrev i håndboken, og hvis ikke; hvorfor. Det kom frem at mange kjenner på økt terskel for teknisk komplisert løsning. Og det skjønner jeg. Håndboken er basert på en flyt for utviklere. Og for et selskap som satser på å være ca 50/50 med utviklere og designere, så er det urettferdig.
Vi kan i grunn bruke Githubs grensesnitt som et regelrett CMS, men med begreper som contributions, reviews, pull requests, merging, git, markdown, automatiske byggescript og spell check bot, så skjønner jeg at det er en terskel å i det hele tatt se på hvordan det fungerer. Dette er noe vi må forbedre. Men jeg mener fremdeles vi burde ivareta at vi ligger åpen på Github som sentral og de-facto sted for Open Source-miljøer som Variant ønsker å ta del i. Vi jobber med å finne en løsning som ivaretar begge aspekter.
– Det er vanskelig å sette riktig lønn!
Konklusjon
Det er litt arbeid, og det kommer ikke av seg selv. Vi blir tvunget til å stå for det vi sier, men det er positivt. Jeg tror håndboken og omfanget av den er noe av det aller lureste vi har gjort. Det kommuniserer hva vi står for, og nesten alle vi snakker med har lest den.
Det er mye vi kan forbedre, både teknisk, designmessig og språklig, men det håndboken representerer og posisjonen den har fått for oss kulturelt har vært alfa og omega.
Ved å ha en åpen-åpen håndbok er vi ærlige med ansatte og potensielle ansatte. Vi formaliserer hva vi står for og hvordan vi gjennomfører ting. Det bidrar til at vi blir en arbeidsplass som er til og for sine ansatte, noe jeg mener alle arbeidsplasser burde være. Jeg mener det reduserer muligheten for kynisme fra arbeidsgiver og tvinger frem bedre verdier, eller i alle fall ærlighet om hva selskapet er.
Derfor mener jeg at alle andre arbeidsplasser burde ha samme åpenhet. Det er på tide å være ærlige om hva vi er.
Thanks to Christian Brevik, Odd Morten Sveås, and Adrian Santana Berg.
Derfor har de fagdag hver torsdag
"Ingen enkel avgjørelse å la utviklerne bruke 20 prosent av sin tid utenfor teamet".